Comment puis-je créer des modèles d'e-mail standard pour les notifications et les rappels ?

Avec "notifications and reminders", vous pouvez créer les modèles d’e-mail et de SMS standard que vos clients reçoivent. Vous pouvez également y créer les modèles qui sont envoyés à vos employés.


Vous avez la possibilité de créer des modèles d’e-mail pour les situations suivantes :

1. "Pending" (rendez-vous en attente) : un e-mail est envoyé lorsqu’une réservation a été effectuée par un visiteur et reste en attente de votre approbation.

2. "Cancelled" (rendez-vous annulé) : un e-mail est envoyé lorsque vous annulez un rendez-vous pris et que le statut apparaît en tant que "cancelled" dans l’aperçu de votre agenda.

3. "Rejected" (rendez-vous rejeté) : un e-mail est envoyé lorsque vous refusez un rendez-vous et que le statut apparaît en tant que "rejected" dans l’aperçu de votre agenda.

4.  "Approved" (rendez-vous approuvé) : un e-mailest envoyé lorsque vous approuvez un rendez-vous et que le statut apparaît en tant que "approved" dans l’aperçu de votre agenda.

5. "Rescheduled" (rendez-vous déplacé) : un e-mail est envoyé lorsque vous déplacez un rendez-vous.

6. "Reminder" (rappel) : utilisez ce modèle pour envoyer un rappel à votre client. Vous pouvez spécifier combien d’heures à l’avance vous voulez que l’e-mail soit envoyé.

7. "Follow up" (suivi) : utilisez ce modèle pour rester en contact avec votre client une fois le rendez-vous terminé. Par exemple, demandez son avis ou envoyez une invitation pour un prochain rendez-vous. Vous pouvez spécifier le temps qu’il se passe entre le rendez-vous et le rappel que vous souhaitez envoyer (par e-mail). Seuls les clients reçoivent ce message, pas vos collaborateurs.

8. "Missed" (rendez-vous manqué) : un e-mailest envoyé lorsqu’un client manque son rendez-vous et que vous attribuez le statut "no show" sur un rendez-vous terminé dans l’aperçu de votre agenda. Seuls les clients reçoivent ce message, pas vos collaborateurs.

Pour envoyer des messages de notification automatiques, vous devez cocher "activate this notification message" pour chaque modèle.


Notifications automatiques de l’expéditeur :

Dans "Settings" > "General", vous pouvez spécifier l’adresse e-mail que vous souhaitez utiliser comme expéditeur pour toutes les notifications envoyées à vos clients et collaborateurs.

Comment formater les modèles d’e-mail ?

1. Vous pouvez écrire une ligne d’objet et un corps de texte pour chacun de vos modèles.

2. Vous pouvez formater votre texte à l’aide de la barre d’outils "text editor toolbar".

3. En outre, vous pouvez ajouter des informations spécifiques sur le rendez-vous concerné dans votre modèle d’e-mail à l’aide de balises variables.

4. Vous pouvez également ajouter des informations sur le service réservé, le collaborateur concerné et les informations de votre entreprise


Conseil : Vous pouvez implémenter des variables dans le corps du message de modèle et dans la ligne d’objet de votre e-mail.


Liste complète des variables pour les modèles d’e-mail :

{{appointment_status}}
{{appointment_date}}
{{appointment_time}}
{{appointment_date_time}}
{{appointment_notes_to_customer}}
{{appointment_reference_number}}
{{service_duration}}
{{service_name}}
{{service_description}}
{{service_price}}
{{customer_full_name}}
{{customer_first_name}}
{{customer_last_name}}
{{customer_email}}
{{customer_phone}}
{{customer_notes}}
{{employee_full_name}}
{{employee_first_name}}
{{employee_last_name}}
{{employee_email}}
{{employee_phone}}
{{business_name}}
{{business_email}}
{{business_phone}}
{{business_mobile}}
{{business_description}}
{{business_website}}
{{business_fax}}
{{business_address}}
{{business_street}}
{{business_city}}
{{business_zip}}
{{business_state}}
{{business_country}


Exemple d’un e-mail avec variables :


Cher/chère {{customer_full_name}}


Merci d’avoir pris rendez-vous pour {{service_name}} chez {{business_name}}. Nous vérifions nos disponibilités et vous contactons dans les plus brefs délais. Si vous avez des questions entretemps, n’hésitez pas à nous contacter par e-mail à l’adresse {{business_email}} ou par téléphone au numéro {{business_phone}}.


Cordialement,
{{business_name}}

Comment créer un modèle pour le footer (pied de page) de votre e-mail ?

Vous avez la possibilité de créer un modèle pour le footer de vos e-mails. Cet élément apparaît au bas de tous les rappels d’e-mails et de SMS envoyés.


Vous pouvez créer un modèle pour tous les e-mails envoyés aux clients et un autre pour les e-mails que vos collaborateurs reçoivent. Tout comme les modèles d’e-mail pour les notifications et les rappels, vous pouvez formater le pied de page avec l’outil "text editor". Vous pouvez également ajouter les variables mentionnées ci-dessus.


Vous avez des questions ? Vous rencontrez des problèmes ? N’hésitez pas à nous contacter par téléphone au 078 15 15 25 (tarif zonal) ou par e-mail à l’adresse info@fcrmedia.be.