Hoe beheer ik de kalenderweergave van mijn online afspraken?


De kalender biedt een compleet overzicht van al jouw afspraken en de personeelsleden die ze uitvoeren. Hier kun je de status van afspraken bewerken zoals bijvoorbeeld binnenkomende afspraken accepteren, bestaande annuleren, handmatig nieuwe afspraken toevoegen en bepaalde dagen/uren blokkeren.

screenshot calendar

De weergaveperiode en het type wijzigen

Standaard toont de kalender de huidige week. Bovenaan de kalender kan je de weergave aanpassen naar maand, week, agenda (dag) of lijst.

1. Door op de datumkiezer net boven de kalender te klikken, kan je meteen de gewenste datum selecteren. 

screenshot date 1

Hoe afspraken beheren?

In de kalenderweergave hebben afspraken verschillende achtergrondkleuren die aangeven tot welk personeelslid ze behoren. Bij je personeelsinstellingen kan je elk personeelslid een unieke kleur toewijzen.

- Wanneer een afspraak een witte achtergrondkleur heeft, betekent dat dat ze in behandeling is en op een handmatige actie wacht.

- Wanneer een afspraak een effen achtergrondkleur heeft, betekent het dat ze is goedgekeurd.

- Wanneer een afspraak verschijnt met een grijze tekst erop, is ze geannuleerd, afgewezen of opnieuw gepland.


1. Klik op een afspraak om ze te openen en eventueel naar een andere status te verplaatsen. 

2. Hier kun je ook de naam en contactgegevens van de klant bekijken en/of wijzigingen aanbrengen in de afspraak.

screenshot date 2

Een afspraak verwijderen

 

Verwijder de afspraak uit je agenda. Hou er rekening mee dat alle details over de boeking verdwijnen, net als de contactgegevens die je klant heeft opgegeven. De klant ontvangt geen melding over de wijziging.

 

Een agenda opnieuw plannen en bewerken

Je kan de datum en tijd van een afspraak wijzigen, het personeelslid of het type dienst dat je levert. Je kan ook de informatie van de klant bewerken wanneer die bijvoorbeeld verhuist. Het is ook mogelijk om een intern bericht te schrijven dat enkel zichtbaar is voor jou en je medewerkers.

 

Een nieuwe afspraak toevoegen

Je kan een nieuwe afspraak direct toevoegen aan je kalender wanneer een klant bijvoorbeeld niet online een afspraak maakt, maar telefonisch.

 

Handmatig een nieuwe afspraak toevoegen 

1. Klik op de knop "add" boven de kalender.

2. Selecteer "appointment" in de overlay. 

screenshot appointement


Tijd in een agenda blokkeren

Wanneer een medewerker tijdelijk niet beschikbaar is (tijdens een opleiding of een vakantieperiode bijvoorbeeld), kun je die periode in hun agenda blokkeren zodat klanten geen afspraak bij hen kunnnen maken.


1.  Klik op de knop "add" boven de kalender en selecteer "block time" in de overlay.

2.  Selecteer de medewerkers van wie je een periode wilt blokkeren. 

2. Specificeer de periode en voeg een titel en beschrijving toe (je klanten zien die tekst niet).

3. Vul de afspraakdetails en klantgegevens in en klik op "save". De afspraak verschijnt nu in je agenda.

screenshot calendar appointement

Heb je vragen of ondervind je problemen? Contacteer ons gerust via 078 15 15 25 (zonaal tarief) of via info@fcrmedia.be.