Hoe maak ik standaard e-mail-sjablonen voor meldingen en herinneringen?

Bij "notifications and reminders" kun je de standaard e-mail-sjablonen aanmaken die je klanten ontvangen. Je kunt daar ook de sjablonen aanmaken die worden verzonden naar je medewerker(s). 


Je hebt de mogelijkheid om e-mail-sjablonen te maken voor de volgende scenario's:

1. "Pending" ( afspraak in behandeling): e-mail die verzonden wordt wanneer een boeking is gemaakt door een bezoeker en wacht op jouw goedkeuring.

2. "Cancelled" (geannuleerde afspraak): e-mail die verzonden wordt wanneer jij een gemaakte afspraak annuleert en de status verandert naar "cancelled" in je agendaweergave.

3. "Rejected" (geweigerde afspraak): e-mail die verzonden wordt wanneer jij een afspraak weigert en de status verandert naar "rejected" in je agendaweergave.

4.  "Approved" (bevestigde afspraak): e-mail die verzonden wordt wanneer jij een afspraak goedkeurt en de status verandert naar "approved" in je agendaweergave.

5. "Rescheduled" (Verplaatste afspraak): e-mail die verzonden wordt wanneer jij een gemaakte afspraak verplaatst.

6. "Reminder" (herinnering): gebruik dit sjabloon om een herinnering naar je klant te sturen. Je kunt opgeven hoeveel uur op voorhand je de mail of sms wil laten versturen. 

7. "Follow up" (vervolgafspraak): gebruik dit sjabloon om in contact te blijven met je klant wanneer de afspraak voorbij is. Vraag bijvoorbeeld naar zijn mening of stuur een uitnodiging voor een volgende afspraak. Je kunt opgeven hoeveel uur na de afspraak je de mail wil laten verzenden. Enkel klanten ontvangen dit type e-mail, niet je medewerkers.

8. "Missed" (gemiste afspraak): e-mail die  verzonden wordt wanneer een klant zijn afspraak mist en jij een klant markeert als een "no show" op een voltooide afspraak in je agendaweergave. Enkel klanten ontvangen dit type e-mail, niet je medewerkers.

Om automatische notificatieberichten te verzenden, moet je "activate this notification message" aanvinken voor elk sjabloon.


Afzender automatische meldingen:

In Settings -> General kun je opgeven welk e-mailadres je als afzender wil gebruiken bij alle meldingen die naar je klanten en medewerkers verstuurd worden.

Hoe e-mailsjablonen formatteren?

1. Je kunt voor elk van je sjablonen een onderwerpregel en een hoofdtekst schrijven.
2. Je kunt je tekst opmaken met behulp van de werkbalk "text editor toolbar".
3. Bovendien kan je specifieke stukjes informatie over de betreffende afspraak in je e-mailsjabloon toevoegen met behulp van variabele tags.
4. Zo kun je ook informatie toevoegen over de gereserveerde dienst, het gereserveerde personeelslid en jouw bedrijfsinformatie.


Tip: Je kunt variabelen zowel in de hoofdtekst van het sjabloonbericht als in de onderwerpregel van je mail implementeren.


Volledige lijst van variabelen voor e-mailsjablonen:

{{appointment_status}}
{{appointment_date}}
{{appointment_time}}
{{appointment_date_time}}
{{appointment_notes_to_customer}}
{{appointment_reference_number}}
{{service_duration}}
{{service_name}}
{{service_description}}
{{service_price}}
{{customer_full_name}}
{{customer_first_name}}
{{customer_last_name}}
{{customer_email}}
{{customer_phone}}
{{customer_notes}}
{{employee_full_name}}
{{employee_first_name}}
{{employee_last_name}}
{{employee_email}}
{{employee_phone}}
{{business_name}}
{{business_email}}
{{business_phone}}
{{business_mobile}}
{{business_description}}
{{business_website}}
{{business_fax}}
{{business_address}}
{{business_street}}
{{business_city}}
{{business_zip}}
{{business_state}}
{{business_country}


Voorbeeld van een e-mail met variabelen:

Dag {{customer_full_name}}

Dank je wel om een afspraak te maken voor {{service_name}} bij {{business_name}}. We bekijken onze beschikbaarheid en contacteren je zo snel mogelijk. Als je ondertussen vragen hebt, kan je ons contacteren via het e-mailadres {{business_email}} of via het telefoonnummer {{business_phone}}.

Met vriendelijke groeten
{{business_name}}

Hoe een sjabloon maken voor de footer van je e-mail?

Je hebt de mogelijkheid om een sjabloon te maken voor de footer van je e-mails. Die footer verschijnt onderaan alle verzonden e-mail- en sms-herinneringen. 


Je kunt één sjabloon maken voor alle mails die naar klanten gaan en één voor de mails die je medewerkers ontvangen. Net als alle e-mailsjablonen voor meldingen en herinneringen, kun je de voettekst opmaken met de "text editor". Je kan daar ook bovengenoemde variabelen toevoegen. 


Heb je vragen of ondervind je problemen? Contacteer ons gerust via 078 15 15 25 (zonaal tarief) of via info@fcrmedia.be.